सचिवीय व्यवहार

सुव्यवस्थित व कार्यक्षम प्रशासनासाठी निर्माण केलेली कार्यालयीन यंत्रणा. या यंत्रणेतील प्रमुख व्यक्ती म्हणजे सचिव असून ते व्यापारी, शैक्षणिक, शासकीय, औदयोगिक किंवा व्यावसायिक क्षेत्रात काम करतात, त्यांना इंग्रजीत सेकेटरी  म्हणतात. ‘ सेकेटरियस ’ या लॅटिन शब्दापासून इंग्रजी ‘ सेकेटरी ’ हा शब्द आलेला आहे. सेकेटरियस या मूळ लॅटिन शब्दाचा अर्थ नोंद ठेवणारी व गोपनीय स्वरूपाची कामे करणारी लेखनप्रमाणक व्यक्ती असा आहे. पूर्वी शासनव्यवस्थेत किंवा राजे-महाराजे यांच्याकडील पत्रव्यवहार पाहणाऱ्या व्यक्तीला सचिव असे संबोधले जाई. नंतर सचिव हा शब्द सर्वसाधारणपणे इतरत्रही वापरला जाऊ लागला व आता कोणत्याही व्यवसायात अगर संस्थेत हिशोब ठेवणाऱ्या, नोंदी ठेवणाऱ्या व पत्रव्यवहार सांभाळणाऱ्या व्यक्तीला उद्देशून सचिव हा शब्द सरसकट वापरला जातो.

मराठीतील सचिव, फडणवीस अगर चिटणीस हे समानार्थी शब्द असून ‘ चिटणवीस ’ हा शब्द मूळ फार्सी आहे, तो चिट् व नवीस या दोन धातूंपासून बनलेला आहे. चिट् म्हणजे चिठ्ठी किंवा कागदाचा तुकडा व नवीस म्हणजे लिहिणारा. प्राचीन रोमन साम्राज्यात ‘ स्क्रिबा’ ही संज्ञा सामान्यत: कोणत्याही अधिकाऱ्यास विशेषत: हिशोब ठेवणाऱ्या फडणवीस किंवा सचिवाची कामे करणाऱ्यास दिली जाई. मोगल व मराठ्यांच्या दरबारातही पत्रव्यवहार सांभाळणाऱ्या व्यक्तीस फडणवीस किंवा चिटणीस (सचिव) असे म्हणत असत.

वरिष्ठ अधिकाऱ्याने संस्थेतील अगर व्यवसायातील कारकुनी व गोपनीय स्वरूपाची कामे ज्या व्यक्तीवर सोपविलेली असतात व ज्या व्यक्तीवर वरिष्ठांचा पूर्ण विश्वास असतो; अशा व्यक्तीला ‘ सचिव ’ असे म्हणता येईल. कंपनीच्या अगर संस्थेच्या संचालक किंवा कार्यकारी मंडळाने ठरविलेले धोरण व घेतलेले निर्णय यांची अंमलबजावणी करण्याचे काम सचिवाला करावे लागते. व्यवसायात पत्रव्यवहार पाहणारा, सभांच्या सूचना पाठविणारा, त्यांचे इतिवृत्त नोंदविणारा, कायदेशीर बाबींची पूर्तता करणारा व दैनंदिन प्रशासन पाहणारा अधिकारी म्हणजे सचिव. भारतीय कंपन्यांचा कायदा १९५६ नुसार "ज्या व्यक्तींची कंपनीच्या अगर संस्थेच्याप्रशासकीय कामासाठी तसेच सचिव म्हणून काम पाहण्यासाठी नियुक्ती केलेली असते, अशा व्यक्तींना सचिव असे म्हटले जाते." कंपनी कायदयातील दुरूस्तीनुसार, कंपनी कायदयाप्रमाणे करावी लागणारी कामे व इतर प्रशासकीय कामे करणाऱ्याला आणि आवश्यक ती पात्रता धारण करणाऱ्या व्यक्तीला सचिव असे म्हटले जाते. पूर्वीच्या काळी राजे - रजवाडे, उच्च्पदस्थ यांच्या शौर्याची अगर पराकमाची नोंद ठेवण्याचे काम सचिवाला करावे लागे. सचिवाचा व्यवसाय हा फार प्राचीन व जुना आहे. शासनव्यवस्थेत अनेक स्थित्यंतरे होऊन आता अनेक देशांत लोकशाही राज्यपद्धती रूढ झाली आहे. लोक आपले प्रतिनिधी निवडतात.

बहुसंख्यांनी निवडलेला प्रतिनिधी नेता पंतप्रधान/राष्ट्राध्यक्ष होतो आणि तो कार्यकारी मंडळाच्या सहकार्याने देशाचा कारभार पाहतो; परंतु अशा व्यवस्थेत कार्यक्षम अशा अधिकाऱ्यांची नेहमी गरज भासते. त्या दृष्टीने सरकारच्या निरनिराळ्या खात्यांसाठी सचिवाची, उपसचिवाची किंवा अव्वरसचिवाची नियुक्ती केली जाते. लोकनियुक्त प्रतिनिधी सतत बदलत असतात; परंतु शासनयंत्रणेत सचिव कायमस्वरूपी असल्यामुळे त्यांना अनन्यसाधारण महत्त्व असते. विदयमान समाजजीवन खूपच प्रगत व गुंतागुंतीचे झालेले आहे.

सामाजिक प्रगतीसाठी आर्थिक, शैक्षणिक, राजकीय, सहकारी व सामाजिक क्षेत्रांत अनेक संस्था स्थापन झालेल्या आहेत व होत आहेत. या संस्थांचे प्रशासन चालविण्यासाठी सचिवाची नियुक्ती करणे अपरिहार्य झालेले आहे. कार्यक्षम व कर्तव्यदक्ष सचिव ही त्या संस्थेची जमेची बाजू अगर मालमत्ता समजली जाते. सचिवाच्या महत्त्वपूर्ण भूमिकेमुळे आज तरूण पिढीला आकर्षण वाटावे, अशा प्रकारच्या सचिवाच्या पदाला मान्यता व सामाजिक प्रतिष्ठाही लाभलेली आहे.

सर्वसाधारणपणे व्यक्तिगत (खाजगी) सचिव, स्थानिक स्वराज्य संस्थेचा सचिव, नफाविरहित संस्थेचा सचिव, कामगार संघटनेचा, कंपनीचा व सहकारी संस्थेचा सचिव, असे सचिवाचे प्रकार पडतात. यांशिवाय परराष्ट्र सचिव, राष्ट्रसंघाचा सचिव, संयुक्त राष्ट्रांचा सचिव, युद्ध सचिव वगैरे अनेक प्रतिष्ठित व आंतरराष्ट्रीय स्तरांवर कार्यमग्न असणाऱ्या व्यक्ती असतात. सर्वांत अधिक प्रमाणात संयुक्त भांडवल (जॉइंट स्टॉक) कंपनीचे सचिव असून त्यांना कंपनी सचिव म्हणतात.

व्यक्तिगत किंवा खाजगी सचिव हा सर्वांत जुना प्रकार असून मोठे अधिकारी अगर मंत्री अशा सचिवांची नेमणूक करतात. मोठया अधिकाऱ्यांच्या कामाचा व्याप मोठा असल्याने पत्रव्यवहार हाताळणे, कामाचे नियोजन करणे, बैठक/सभा आयोजित करणे, संबंधितांशी व बाहेरील व्यक्तींशी भेटी ठरविणे, भेटावयाला येणाऱ्यांचे स्वागत करणे इ. कामे करण्यासाठी ते विश्र्वासू अशा सचिवांची नियुक्ती करतात. सत्तेचे विकेंद्रीकरण होण्याच्या दृष्टीने सरकारने जिल्हा परिषदा, नगरपालिका, महानगरपालिका यांसारख्या स्थानिक स्वराज्य संस्था निर्माण केल्या आहेत. या संस्थांचे प्रशासन सुयोग्य व कार्यक्षम व्हावे, यासाठी मुख्य कार्यकारी अधिकारी नेमलेला असतो. त्याला सचिवाचीच कामे करावी लागतात.

स्थानिक स्वराज्य संस्थांच्या कायदयानुसार त्यांच्यावर सोपविलेली सर्व कामे करावी लागतात व त्याचबरोबर संस्थेचे पदाधिकारी, कर्मचारी व लाभार्थी यांच्यामधील एक दुवा म्हणून त्याला महत्त्वाची भूमिका पार पाडावी लागते. सामाजिक हिताला प्राधान्य देणाऱ्या किंवा नफ्यासाठी नसलेल्या कल्याणकारी संस्थांचे महत्त्व दिवसेंदिवस वाढत आहे. त्यांमध्ये शैक्षणिक, धार्मिक, सामाजिक संस्थांचा समावेश होतो. या संस्थांचे व्यवस्थापन समिती किंवा विश्वस्तांमार्फत होत असते. व्यवस्थापन समितीला आणि विश्र्वस्तांना प्रशासनामध्ये मदत करण्यासाठी सचिवाची नेमणूक केली जाते. अर्थदृष्टया कमकुवत असलेल्या व्यक्ती एकत्र येऊन स्वत:च्या आर्थिक प्रगतीसाठी समानतेच्या भूमिकेतून सहकारी संस्थांची स्थापना करतात.

सहकारी उत्पादन संस्था, सहकारी गाहक संस्था, पतसंस्था, गृहनिर्माण संस्था, बँका यांसारखे सहकारी संघटनांचे प्रकार दिसून येतात. या संस्थांचे व्यवस्थापन हे व्यवस्थापन समितीमार्फत होत असले, तरी त्यांचे दैनंदिन प्रशासन पाहण्यासाठी सचिवाची नियुक्ती आवश्यक ठरते. सहकारी संस्थांच्या कायद्यामध्ये तसेच पोटनियमांमध्ये चिटणीसाची कार्ये व जबाबदाऱ्या यांसंबधी तरतूद करण्यात आलेली आहे. भांडवलशाही अर्थव्यवस्थेत कामगार आपल्या संघटना स्थापन करतात व त्यांचे प्रशासकीय कामकाज पाहण्यासाठी सचिवाची नेमणूक केली जाते. कंपनीचा सचिव हा सचिवाचा अतिशय महत्त्वाचा प्रकार मानला जातो. वस्तूंचे व सेवांचे मोठया प्रमाणावर उत्पादन व वितरण करण्यासाठी १९५६ च्या कायदयानुसार कंपन्यांची स्थापना करण्यात येते. कंपनीचा कारभार जरी संचालक मंडळामार्फत चालत असला, तरी दैनंदिन प्रशासनाचे काम पाहण्यासाठी सचिवांची नेमणूक करणे आवश्यक व सक्तीचे असते.

कंपनी कायदयानुसार विशिष्ट पात्रता धारण करणारा, तो पूर्णवेळ असा नोकर किंवा अधिकारी असतो. प्रामुख्याने सचिवाला संचालक मंडळाचा प्रतिनिधी, कंपनीचा व्यवस्थापक व कंपनीचा नोंदणी अधिकारी (निबंधक) अशी तिहेरी भूमिका वठवावी लागते. कंपनीच्या संचालक मंडळाचा प्रतिनिधी या नात्याने मंडळाने घेतलेल्या निर्णयांची अंमलबजावणी करावी लागते. कंपनीचा व्यवस्थापक म्हणून नियोजन, संघटन, समन्वय, निर्देशन व नियंत्रण ही कामे त्याला करावी लागतात.

कंपनीचा निबंधक या नात्याने सर्व महत्त्वाच्या कागदपत्रांच्या नोंदी ठेवणे, सभा बोलविणे, सभांच्या नोंदी लिहिणे, महत्त्वाची पत्रके व अहवाल कंपन्यांच्या निबंधकांकडे पाठविणे व सर्व संबंधितांशी पत्रव्यवहार करणे अशा स्वरूपाची कामे त्याला करावी लागतात. कंपनी कायदयातील तरतुदींचे पालन होत आहे किंवा नाही, हे पाहण्याची प्रमुख जबाबदारी सचिवाची असते. त्याच्यावर सोपविलेली विविध प्रकारची कामे व्यवस्थितपणे पार पाडण्यासाठी सचिवाजवळ आवश्यक ते बौद्धीक व शारीरिक गुण असणे आवश्यक असते.

सामान्यपणे चांगले व्यक्तिमत्त्व, कामावरील निष्ठा, अचूकपणा, नियमितपणा, विनमता, स्वयंनियंत्रण, शिस्त, दूरदृष्टी व कल्पकता,कौशल्य, निर्णयक्षमता, कष्टाळूपणा, विवेकबुद्धी, उपकमशीलता व सर्जनशीलता, चांगले आरोग्य, समायोजकता, नीतिमत्ता, साहसी वृत्ती, प्रामाणिकपणा इ. गुण त्याच्या अंगी असले पाहिजेत. त्याचबरोबर आवश्यक ती शैक्षणिक पात्रता, व्यावसायिक पात्रता, नेतृत्वगुण, सामान्यज्ञान, व्यवस्थापन कौशल्य, कायदयाचे ज्ञान, सभासंबंधीचे संकेत, नियम व ज्ञान तसेच विविध सामाजिक गटांत वावरण्याचे कौशल्य अशा व्यक्तीकडे असावे लागते.

संदर्भ : 1. Bahl, J. C. Secretarial Practice In India, Bombay, 1962.

2. Hall, L. Company Secretarial Practice, London, 1969.

3. Koli, U. R.; Desai, L. H. Secretarial Practice, Bombay, 1966.

4. Sherlekar, S. A. Secretarial Practice, Alahabad, 1972.

लेखक - जयवंत चौधरी

स्त्रोत- मराठी विश्वकोश