व्यवसाय नियंत्रण

व्यवसाय नियंत्रण : (बिझ्‌निस् कंट्रोल) व्यवसायाचे सर्वांगीण नियंत्रण पद्धतशीरपणे करणारी व्यवस्थापनशास्त्रातील प्रणाली. नियोजन, संघटन, निर्देशन, प्रेरण, समन्वय अशी जी व्यवस्थापनाची विविध कार्ये आहेत, ती व्यवस्थितपणे पार पाडल्यावर अपेक्षित परिणाम साध्य व्हायला हवेत; परंतु प्रत्यक्षात अनेकदा असे घडत नाही. कधी मूळ योजनेमध्ये दोष राहतो, तर कधी योजनेची अंमलबजावणी व्यवस्थित होत नाही. चुकीचे निर्णय, समन्वयाचा अभाव, प्रयत्नांचा अपुरेपणा अशा कारणांमुळेसुद्धा अपेक्षित परिणाम साध्य होऊ शकत नाहीत. अशा वेळी परिस्थिती आटोक्यात आणण्यासाठी व अपेक्षित परिणाम साध्य करण्यासाठी व्यवस्थापनाद्वारे जाणीवपूर्वक प्रयत्न करणे आवश्यक असते. अशा प्रयत्नांना व्यवसाय-नियंत्रण असे म्हणतात. नियंत्रण ही व्यवस्थापन शास्त्रातील एक स्वतंत्र संकल्पना असून तीमध्ये जे कार्य करावयाचे आहे, त्या कार्याचे प्रमाण ठरवून देणे, प्रत्यक्षात केलेल्या कार्याची ठरवून दिलेल्या प्रमाण कार्याशी तुलना करणे, जर प्रत्यक्षातील कार्य आणि ठरवून दिलेले कार्य यांत फरक पडत असेल, तर तो दूर करण्यासाठी आवश्यक ती उपाययोजना करणे व योजनेप्रमाणे कार्य केले जावे म्हणून यथायोग्य मार्गदर्शन करणे या बाबींचा अंतर्भाव होतो.

सुप्रसिद्ध फ्रेंच व्यवस्थापनशास्त्रज्ञ आंरी फेयॉल (१८४१–१९२५) यांनी नियंत्रणाची व्याख्या पुढीलप्रमाणे केलेली आहे : स्वीकृत योजनेप्रमाणे दिलेल्या सूचनांनुसार आणि प्रस्थापित तत्त्वाप्रमाणे सर्व गोष्टी घडून येतात किंवा नाही हे पाहण्यासाठी व्यवस्थापकाने केलेल्या सर्व प्रयत्नांचा नियंत्रण-कार्यामध्ये समावेश होतो. कार्यातील चुका व उणिवा दुरुस्त व्हाव्यात, त्यांची पुनरावृत्ती टाळावी हा नियंत्रणाचा प्रमुख उद्देश आहे. व्यवसायकार्यात भाग घेणाऱ्या व्यक्ती, वस्तू आणि घडणाऱ्या घटना या सर्वांच्या संदर्भात नियंत्रणाचे कार्य चालू असते. नियंत्रण ही एक छाननीची प्रक्रिया असून योजनेनुसार व्यवसायातील कार्ये होत आहेत किंवा नाहीत, तसेच व्यवसायाचा उद्देश आणि लक्ष्य साध्य करण्याच्या दिशेने योग्य प्रगती होत आहे किंवा नाही हे त्यात पाहिले जाते. तसेच योजना व प्रगती यांत जर फरक पडत असेल, तर त्यांत सुधारणा घडवून आणण्याच्या दृष्टीने योग्य ती उपाययोजना करण्यासाठी कटाक्षाने लक्ष पुरविले जाते.

नियंत्रणात विविध कार्ये विशिष्ट क्रमाने टप्प्याटप्प्याने पूर्ण करावी लागतात. हे टप्पे पुढीलप्रमाणे सांगता येतील :

(१) कार्याचे प्रमाण निश्चित करणे. प्रमाण जर निश्चित असेल, तर तुलना करणे वा मोजमाप करणे सोपे जाते. प्रमाण भौतिक स्वरूपात, उत्पन्नाच्या स्वरूपात, खर्चाच्या वा परिव्ययाच्या स्वरूपात किंवा अदृश्य स्वरूपात ठरविले जाते. अपेक्षित उत्पादन-वस्तूंची संख्या वा त्यांचे वजन, उत्पादनासाठी लागणारे श्रम, वेळ (कामाचे तास) ही भौतिक प्रमाणे होत. जेव्हा अपेक्षित कामाचे प्रमाण हे किती उत्पन्न मिळावे या संदर्भात स्पष्ट करण्यात येते, तेव्हा त्याला उत्पन्न प्रमाण असे म्हणतात. परिव्यय प्रमाणात विशिष्ट प्रकारचे काम करण्याकरिता करावा लागणारा खर्च निश्चित केला जातो. कामगारांचे प्रेरण, प्रशिक्षण इ. कार्याचे मूल्यमापन भौतिक वस्तूंच्या स्वरूपात किंवा पैशाच्या स्वरूपात करता येत नाही, म्हणून त्यांना अदृश्य प्रमाण असे म्हटले जाते.

(२) नियंत्रण प्रक्रियेतील दुसरा टप्पा म्हणजे ठरवून दिलेले प्रमाण व प्रत्यक्षात झालेले उत्पादन यांची तुलना करणे. या तुलनेमुळे ठरवून दिलेल्या उद्दिष्टाप्रमाणे कार्य किती प्रमाणात झाले, हे समजण्यास मदत होते व व्यावसायिक प्रगतीचाही अंदाज येतो. योजनेप्रमाणे कार्य करण्यात अडथळा ठरणारे घटक दूर करता येतात. कार्यवाहीची निष्पत्ती योजनेनुसार होत नसेल, तर कार्यवाहीत आवश्यक ते फेरबदल करावे लागतात. प्रभावी नियोजनाशिवाय नियंत्रण यशस्वी होऊ शकत नाही. परिणामकारक नियंत्रणासाठी उत्कृष्ट व वास्तववादी योजना, प्रगती-अहवाल तयार करण्याची कार्यक्षम व स्थायी अशी व्यवस्था, निर्धारित योजना व प्रगति-अहवाल यांत विचलन असल्यास त्याकरिता सुधारणाविषयक कार्यवाही करण्याची व सर्व कार्याची समीक्षा करण्याची व्यवस्था संघटनेत असणे जरूरीचे आहे.

नियंत्रण ठेवण्यासाठी अनेक पद्धतींचा अवलंब केला जातो. संघटनेची उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी प्रत्येक बाबतीत काही विशिष्ट प्रमाणे ठरविणे आवश्यक असते. ही प्रमाणे सुस्पष्ट व अर्थपूर्ण असतील, तर काम करणाऱ्याला आपले काम तपासून घेऊन त्यात योग्य त्या सुधारणा करता येतात. त्याचप्रमाणे संघटनेतील प्रत्येक व्यक्तीची प्रत्येक उद्दिष्टासंबंधीची जबाबदारी निश्चित करता येते. जबाबदारी, अधिकार व कार्यकक्षा निश्चित केल्याशिवाय व्यक्तीला तिच्यावर सोपविलेल्या कामाची यशस्वी कार्यवाही करता येणार नाही. व्यवस्थापकाला कार्यातील जबाबदारीचे लक्ष्यबिंदू निश्चित करावे लागतात व त्यांनुसार कार्याचे मोजमाप करावे लागते. व्यवसाय-संघटनेत प्रत्यक्ष झालेले कार्य व अपेक्षित कार्य यांची तुलना करण्याच्या दृष्टीने कार्याची तपासणी, परीक्षण व अहवाल ह्या गोष्टी आवश्यक आहेत. कार्याचे मोजमाप हे पूर्वसंमती, अनपेक्षित किंवा प्रासंगिक पाहणी व व्यक्तिगत निरीक्षण यांच्या आधारे करता येते. पूर्वसंमती घेतल्यामुळे व्यवस्थापकाच्या मनात नियोजित योजनेप्रमाणे कार्य चालले आहे, असा विश्वास निर्माण होतो. त्याचबरोबर व्यवस्थापक प्रत्येक कार्याची अनपेक्षित किंवा प्रासंगिक पाहणी करीत असतो.

अनेकदा व्यवस्थापक कार्य चालते ते ठिकाण, कार्य करणाऱ्या व्यक्ती व कार्य यांचे प्रत्यक्ष भेटीमध्ये निरीक्षण करतो. मोठ्या व्यवसायात प्रत्येक कार्याचे प्रत्यक्ष भेटीद्वारे निरीक्षण शक्य नसल्याने कामाचे नमुने तपासले जातात. व्यक्तिगत निरीक्षण आणि अनपेक्षित पाहणी केल्यानंतर जर नियोजन व वस्तुस्थिती यांत काही तफावत आढळून येत असेल, तर त्या संदर्भात योग्य ती उपाययोजना करावी लागते. नियोजित उद्दिष्ट साधण्यासाठी कार्याच्या बाह्य व भौतिक परिस्थितीत काही बदल करणे आवश्यक ठरते. कनिष्ठ अधिकार्यांतना स्पष्ट व योग्य अशा सूचना देणे व त्यांच्या प्रशिक्षणाची सोय करणे यांसारखे उपायही योजता येतात. प्रत्येक संघटनेला आपल्या व्यवसायाला अनुरूप अशी नियंत्रणपद्धती राबवावी लागते. त्या-त्या व्यवसायाचे स्वरूप, गरज व आर्थिक परिस्थिती यांवर नियंत्रणपद्धती आधारलेली असते. नियंत्रणाची पद्धत लवचीक, साधी, सोपी व आकलनसुलभ असली पाहिजे. तसेच तिचा अवलंब करून दुरुस्तीच्या वा सुधारणेच्या दृष्टीने उपाययोजना करता आली पाहिजे. कार्यक्षम संघटन, सरळ आणि सुलभ कार्य, नियोजनानुसारी अपेक्षित उत्पादन व समाधानी नोकरवर्ग ही चांगल्या नियंत्रणपद्धतीची वैशिष्ट्ये होत.

नियोजन हा नियंत्रणाचा पाया मानला जातो. नियोजनात निश्चित केलेल्या उद्दिष्टांप्रमाणे कार्य केले जाते किंवा नाही, हे पाहण्याचे कार्य नियंत्रणात केले जाते. व्यवस्थापन-प्रक्रियेची सुरुवात नियोजनाने होते, तर शेवट नियंत्रणकार्याने होतो. नियोजन ही उद्दिष्टे निश्चित करून देते व या उद्दिष्टांप्रमाणे प्रत्यक्ष कार्याची तुलना करण्याचे कार्य नियंत्रणांतर्गत केले जाते. अचूक नियंत्रणकार्यामुळे व्यवसायाच्या भविष्यकालीन कार्यात नियमितपणा आणि सातत्य राखता येते. व्यवसायाची कार्ये विशिष्ट दिशेने व विशिष्ट प्रकारे होण्यासाठी नियंत्रण मार्गदर्शन करते. नियंत्रणामुळे सर्वप्रथम गतकाळातील कार्याची किंवा पूर्ण झालेल्या कार्याची तुलना प्रमाणित कार्याशी केली जाते; परंतु जे कार्य होऊन गेलेले आहे, त्यावर नियंत्रण ठेवता येत नाही. फारतर जे कार्य भूतकाळात झाले, त्या कार्याचा अभ्यास करून अपेक्षित प्रमाणाइतके कार्य का झाले नाही, याचा अभ्यास करता येतो, तसेच त्याची कारणे शोधून काढता येतात. भविष्यकाळात केल्या जाणाऱ्या कार्यात मागील दोष पुन्हा उद्भवू नयेत म्हणून आवश्यक त्या उपाययोजना नियंत्रणाद्वारे सुचविल्या जातात. पूर्वीच्या चुकांची पुनरावृत्ती भविष्यकाळात होऊ नये, तसेच मागील उणिवा दूर करता याव्यात या हेतूंनी कित्येकदा भविष्यकाळात केल्या जाणाऱ्या कार्यात आवश्यक ते बदल केले जातात.

नियंत्रण हे सातत्याने चालणारे कार्य आहे. कार्याचे विश्लेषण करून दोष वा उणिवा दूर करण्यासाठी, तसेच कार्यात सुधारणा घडवून आणण्यासाठी व त्या सुधारणा केल्यावरही नियंत्रणाच्या कार्याला पुन्हा नव्याने प्रारंभ करावा लागतो. अशा रीतीने सातत्याने नियंत्रण व सुधारणा कार्याचा पुनःपुन्हा फेरआढावा घेऊन त्यात परिष्करणे करणे, व्यवसायाला ऊर्जितावस्था आणून देण्याच्या दृष्टीने इष्ट ठरते. नियंत्रण हे अधिकार-प्रदानाचा पाया मानले जाते. वरिष्ठ आपल्या कनिष्ठांना अधिकार प्रदान करतात. अधिकार-प्रदानाबरोबरच त्यांना नियंत्रणाचा अधिकार प्राप्त होतो. नियंत्रण हे गतिमान स्वरूपाचे कार्य असून त्याची जबाबदारी संघटनेतील सर्व स्तरांवर प्रमुख किंवा पर्यवेक्षक म्हणून काम करणाऱ्या व्यक्तींची असते. नियंत्रणक्षेत्र जितके लहान असेल, तितके व्यवसायातील कार्य व नियंत्रण अधिक प्रभावीपणे व कार्यक्षमतेने होते. एखाद्या अधिकार्याच्या नियंत्रणाखाली प्रत्यक्ष कार्य करणाऱ्या व्यक्तींची संख्या जास्तीत जास्त किती असणे योग्य ठरेल, याबद्दल अनेक व्यवस्थापनतज्ज्ञांनी मते व्यक्त केलेली आहेत.

प्रसिद्ध व्यवस्थापनतज्ज्ञ लिंडॉल उर्विक यांच्या मते एका व्यक्तीच्या नियंत्रणाखाली कार्य करणाऱ्याची संख्या जास्तीत जास्त चार एवढीच असावी. आणखी एक व्यवस्थापनतज्ज्ञ ग्रेक्युसन यांच्या मतानुसार वरिष्ठ अधिकारी व कर्मचारी यांच्यात प्रत्यक्ष व्यक्तिगत संबंध, प्रत्यक्ष सामूहिक वा गटसंबंध व तिरकस (क्रॉस) स्वरूपाचे संबंध असे तीन प्रकारचे संबंध निर्माण होतात. त्यामुळे कर्मचार्यांच्या संख्येत वाढ होत गेली, तर अधिकारी व कर्मचारी यांच्यातील संबंध गुणोत्तर पद्धतीने अनेक पद्धतींनी वाढत जातात. जेवढ्या प्रमाणात संबंधांची संख्या वाढते, तेवढ्या मोठ्या प्रमाणात अधिकार्यांतच्या मानसिक क्षमतेवर मोठा ताण पडतो. वरिष्ठ अधिकाऱ्याची क्षमता व पात्रता, उपलब्ध वेळ, संघटनेची कार्यक्षमता, सहकार्याची भावना, अधिकार-प्रदान या सर्व घटकांवर त्याचे नियंत्रणक्षेत्र अवलंबून असते.

व्यवस्थापकीय नियंत्रणाच्या अनेक साधनांपैकी अंदाजपत्रक हे एक उत्कृष्ट आणि प्रभावी साधन आहे. प्रत्यक्षात खर्ची पडलेले श्रम, कच्चा माल, तयार झालेल्या वस्तूंची संख्या व खर्च यांच्याशी अंदाजपत्रकातील आकडेवारीची तुलना करून नियंत्रण करता येते. उत्पादन-नियंत्रणाच्या साहाय्याने प्रत्यक्षातील उत्पादन व नियोजनानुसारी उत्पादन यांची तुलना करून उत्पादनकार्यावर नियंत्रण ठेवण्याचा प्रयत्न केला जातो. उत्पादित केल्या जाणाऱ्या वस्तूंचा दर्जा विशिष्ट गुणवत्तेचा असावा, म्हणून गुणवत्तानियंत्रण ठेवले जाते.

आधुनिक अर्थव्यवस्थेत व्यवसाय-संघटनेचा आकार अनेक पटींनी वाढल्याने नियंत्रणकार्याला अनन्यसाधारण महत्त्व प्राप्त झालेले आहे. व्यवसायाचा व्याप वाढल्याने अनेक प्रकारची कार्ये व्यवसायात केली जातात. त्यासाठी मोठ्या प्रमाणावर यंत्रसामग्री व कर्मचारी-वर्ग लागतो. परिणामकारक आणि कार्यसाधक नियंत्रणक्षमतेमुळे मोठ्या आकराचे व्यवसाय यशस्वीपणे कार्य करू शकतात. सततची वाढती स्पर्धा, पर्यायी वस्तूंची निर्मिती, तंत्रज्ञानात होणारे बदल, वाढते सरकारी नियंत्रण, ग्राहकांच्या बदलत्या क्रयप्रेरणा व आवडीनिवडी यांमुळे व्यवसायात अनिश्चितता व अस्थिरता निर्माण होत असते. अशा बदलत्या परिस्थितीवर कार्यक्षमतेने नियंत्रण ठेवणे आवश्यक असते.

नियंत्रणाकडे पद्धतशीरपणे पाहण्याचा दृष्टिकोन आधुनिक व्यवसायांतील विकेंद्रीकरणाच्या प्रक्रियेमुळे विकसित झालेला दिसून येतो. विकेंद्रीकरणाचे कार्य कार्यक्षम नियंत्रणाशिवाय यशस्वी होऊ शकत नाही. व्यवसायात सतत निर्णय घ्यावे लागतात. एखादा निर्णय घेत असताना वा राबवीत असताना तो योग्य पद्धतीने राबविला जातो आहे किंवा नाही, हे निश्चित करण्यासाठी निर्णय घेणाऱ्या व्यक्तीला योग्य प्रकारच्या नियंत्रणाची तरतूद करावी लागते. व्यवसायातील कार्यावर व कर्मचार्यांवर नियंत्रण ठेवल्याने कामगारांच्या वर्तनात व कार्यांत शिस्त निर्माण होते. त्यामुळे कामगारांचे मनोबल वाढवण्याच्या दृष्टीनेही नियंत्रण आवश्यक असते. नियंत्रणामुळे कामगारांनी केलेल्या कार्यांचे यथायोग्य मूल्यमापन करता येते.

लेखक - जयवंत चौधरी

स्त्रोत - मराठी विश्वकोश