जुन्या काळातील लेखागारे राज्यक्रांत्या, जाळपोळी, नैसर्गिक प्रकोप इ.कारणांनी कालोदरात नष्ट झाली आहेत. यामुळे जुने लेख जपून ठेवणारे फार थोडी आगारे अवशिष्ट आहेत. लेखनासाठी कागद, ताडपत्र, भूर्जपत्र, वशपत्र, कापड, निरनिराळ्या धातूंचे पत्रे, शिलाखंड, अभ्रक वगैरे अनेक प्रकारच्या माध्यमांचा वापर करीत. आधुनिक लेखागारांत अशा प्रकारच्या माध्यमांवर लिहलेले लेख जपून ठेवले असले, तरी लेखागारात मुख्य भरणा-कागदपत्र, ताडपत्र, कडिते, काळ्या मेणकापडासारखे कापड यांवरील लेखांचा आढळतो. एवढेच नव्हे, तर अशा वस्तूंवरील लेखांचे संग्रह ज्या ठिकाणी असतात, त्यांना पुराभिलेखागार किंवा अभिलेखागार म्हणण्याची पद्धती आहे. अशा लेखागारांत सामान्यतः हस्तलिखित ग्रंथांचा समावेश करीत नाहीत.
लेखागारातील कागदपत्रादी साहित्य जपण्याच्या काही विशिष्ट पद्धती आहेत. त्यासर्व ठिकाणी सारख्या निरपवादलागू करता येत नसल्याने त्यांचा अधिकाधिक उपयोग निरनिराळ्या अभिलेखागारांत यथातथ्य करतात. कोणतेही लेख-कागदपत्र सापडले, की ते सुरक्षित करण्यासाठी प्रथम निर्जुंतक करतात. कागदपत्रांतील वाळवी (व्हाइट अँट्स), कसर (सिल्व्हर फिश), झुरळे, उंदीर व इतर कीटक हे मोठे शत्रू आहेत. त्यांपासून त्यांचा बचाव करण्यासाठी डीडीटी, गॅमेक्झिन नेप्यॉल,थायमॉल, पॅराडायक्लोरेट, बेंझीन इ. अनेक प्रकारची जंतुनाशके वापरतात. निर्वात पोकळीत अभिलेख ठेवून किंवा तीव्र जंतुनाशकांची वाफ देऊनही अभिलेख निर्जंतुक करतात. या जंतुनाशकांनी निर्जंतुक केलेले कागदपत्रही त्यावर धूळ बसल्याने जंतुयुक्त होतात. म्हणून कागदपत्रांवरील धूळ काढून टाकणे आवश्यक असते. एवढेच नव्हे, तर ज्या ठिकाणी अशा कागदपत्रांचा संग्रह ठेवतात, त्या जागाही निर्जंतुक व निर्धूल करतात. कागदपत्रांचे आयुष्य वाढण्यासाठी थंड व थोडे सार्द्र हवामान आवश्यक असते. तसेच जास्त आर्द्र हवामानात कागद लवकर विरतो, म्हणून लोखागारातील तापमान नियमित करावे लागते. साधारणतः २२ते २२.५ सें. तापमान व ४४-४५ टक्के आर्द्रतामानात जुने कागद शेकडो वर्षे टिकू शकतात, असे आढळले.
तसाच कागद जपण्यासाठी त्यावर करावी लागणारी दुसरी प्रक्रिया म्हणजे कागद शक्यतो घडीविरहित करणे. ज्या देशात फार पूर्वीपासून कागद फाईल करण्याच्या स्वरूपात ठेवलेले असतात, तेथे त्यांना घड्या प्रायः नसतात. पण भारतात आणि इतर देशांत अनेक ठिकाणी जेथे कागद घड्या घातलेल्या रूपात किंवा गुंडाळीच्या रूपात सापडतात, तेथे असे कागद कधीकधी ३०-४० मी. लांबीचेही असू शकतात. असे कागद किंवा गुंडाळ्या अथवा कडिते पसरून ठेवणे जागेचा विचार करता शक्यच नसते. म्हणून त्यांच्या घड्या वा गुंडाळ्या तशाच ठेवाव्या लागतात.
कागदपत्रांच्या संरक्षणाचा पुढील उपाय म्हणून कागद दुरुस्त करणे. त्यासाठी जंतू निर्माण होणार नाहीत, अशा प्रकारची खळ वापरावी लागते. तिला इंग्रजीत डेक्स्ट्रीन पेस्ट म्हणतात. ही खळ वापरली तरी कागदावरील लिखाण सुरक्षित राहण्यासाठी कालांतरानेही काळा न पडणारा पारदर्शक कागद वापरावा लागतो. पूर्वी कागदाऐवजी झिरझिरीत रेशमी कापड (शीफॉन)वापरीत. पण आता त्यासाठी नवीनच प्रक्रिया शोधून काढली आहे. तिला लॅमिनेशन हे नाव आहे. या लॅमिनेशनसाठी अत्यंत पातळ व पारदर्शक टिश्यू पेपर, तसेच ॲसिटोनमध्ये विरघळणारा कागद (सेल्युलोज फॉइल) वापरतात. दुरुस्त करावयाच्या कागदावर हा सेल्युलोज कागद ठेवून त्यावर टिश्यू पेपर ठेवतात व त्यावर ॲसिटोनचा बोळा फिरविला म्हणजे तो कागद विरघळून त्याचा एक अत्यंत पातळ थर कागदावर बसतो व टिश्यू पेपर त्यास चिकटतो आणि हा थर व टिश्यू पेपर त्या कागदाचे संरक्षण करतो. मात्र अशा लॅमिनेशन केलेल्या कागदांना घड्या घालणे किंवा त्यांची गुंडाळी करणे (विशेषतः घड्या घालणे) शक्य नसते.
अशा तऱ्हेने कागद दुरुस्त केले म्हणजे ते ठेवण्यासाठी त्यांच्या आकाराहून जास्त मायेच्या पेट्या कराव्या लागतात. या पेट्यांत हे कागद एकावर एक ठेवले तर वरच्या कागदांच्या भाराने खालचे कागद खराब होण्याचा संभव असतो. म्हणून हे कागद एकावर एक न ठेवता पुस्तकाप्रमाणे उभे ठेवावे लागतात. तसे ठेवले म्हणजे मग त्यांचे रक्षण अधिक चांगल्या तऱ्हेने होते.
मोठ्या पुराभिलेखागारात आणखी एक काम असते. लेखागारांच्या कामात तंत्रज्ञान वाढल्यामुळे ते शिकविण्याचे वर्ग काढून तंत्रज्ञ तयार करावे लागतात. तसेच जीर्णशीर्ण कागदपत्रांचे सूक्ष्मपटाच्या साहाय्याने जतन करणे, याचा लहान लेखागारांना उपयोग होतो. कोणत्याही एका लेखागारात संशोधकाला हवी असलेली सर्व सामग्री पूर्णांशाने मिळेल, असे निश्चयाने कधीच सांगता येणार नाही. संशोधकाला अनेक वेळा निरनिराळ्या लेखागारांत बसून संशोधन करावे लागते. तसेच काही लेखागारे आपल्या जवळील अपूर्ण सामग्री पूर्ण करण्याकरिता देशी आणि परदेशी लेखागारातून कागदपत्रे आणवितात. कोणतेहीलेखागार आपल्याकडील मूळ कागदपत्र सहसा दुसरीकडे हलवीत नाहीत वा दुसऱ्या संस्थेकडे देत नाहीत. सामान्यतः ३५ मिमी. फिल्मवर पाहिजे असलेल्या सामग्रीची छायाचित्रे घेतात. अशा छायाचित्रातील मजकूर सहज वाचता येईल, इतकी मोठीकरणारे सूक्ष्मपटवाचक नावाचे यंत्र आहे. यामुळे संशोधकांची सोय झाली आहे. जेथे सूक्ष्मपटवाचक उपलब्ध आहे तेथे जगातील कोणत्याही लेखागारातील लेख त्यांचे सूक्ष्मपट घेतले असता वाचता येतात. या सुविधेमुळे संशोधकाचा वेळ, श्रम आणि पैसाही वाचतो. म्हणून मोठ्या लेखागारात जरूर असलेल्या सामग्रीचे सूक्ष्मपट घेण्यासाठी तसेच सूक्ष्मपटवाचकाची व्यवस्था केलेली असते. एवढेच नव्हे, तर काही लेखागारे कागदपत्रांच्या झेरॉक्स किंवा फोटोस्टॅट प्रती पुरवितात.
लेखागारात असलेल्या सामग्रीपैकी कोणती सामग्री संशोधकाला दाखवावी, याविषयी निरनिराळ्या लेखागारांत निरनिराळे नियम असतात. भारतात गुप्त सामग्री वगळून बाकीची तीस वर्षांपूर्वीची सर्व सामग्री संशोधकास पहावयास व अभ्यासास देण्यास हरकत नाही, असा संकेत आहे. यूरोपीय देशांत या दोन्ही अटी अधिक सैल केलेल्या आढळतात.
ऐतिहासिक कागदपत्रे जतन करण्याची व घटनांची नोंद करण्याची पद्धत ग्रीस आणि इटली या देशांत प्रथम सुरू झाली असावी. अथेन्समधील लेख इ. स. पू. ३६० मध्ये मदर ऑफ द गॉड्स या प्रार्थनामंदिरात एकत्र करून ठेवले होते. प्राचीन आणिमध्ययुगीन यूरोपातील खाजगी व्यक्तींनी अगर संस्थांनी लिहिलेले कोरीव लेख यांचे जतन रोमन व ग्रीक दोन्ही शासनांनी केले.नगरपालिकांसाठी केलेले कायदे, त्यांच्याकडील आर्थिक व्यवहाराचे अभिलेख तसेच जन्मनोंदी, दत्तकनोंदी, राजांच्या वंशावळी, मिळकती व इतर व्यवहार यांसंबंधीचे अभिलेख इ.स.५३० पासून जपून ठेवलेले आढळतात. धार्मिक संस्था, व्यक्ती किंवा अधिकारी यांना दिलेले दानलेख, दान घेणाऱ्यांच्या वंशावळी, दानभूमीचा तपशील ह्या नगरपालिका व प्रांतिक शासने यांनी जपून ठेवलेल्या आढळतात. दहाव्या व अकराव्या शतकांपासून यूरोपातील चर्चकडून पुराभिलेखांचे संरक्षण पद्धतशीररीत्या होऊ लागले. पुष्कळशा चर्चमधील पुराभिलेखसंग्रहांत आठव्या व नवव्या शतकांतील जुने अभिलेख सापडतात.सतराव्या शतकाच्या सुरुवातीस पाचवा पोप पॉल याने प्रिव्ही व्हॅटिकन पुराभिलेखागाराची स्थापना केली, तर इटलीमध्ये ती अकराव्या शतकापूर्वीच झाली होती. इंग्लंडमधील सर्वांत जुना पुराभिलेख ११३० चा आहे. उपलब्ध अभिलेखांची पहिली सूची १३२३ मध्ये तयार झाली. सतराव्या शतकात पुराभिलेख प्रशासनावर अनेक पुस्तिका निघू लागल्या.
जागतिक अभिलेखागारेस्त्रोत: मराठी विश्वकोश
अंतिम सुधारित : 8/2/2020